Aynı Gün Çiçek Teslimatı Nasıl Yönetilir?

Aynı gün çiçek teslimatı müşterinin gözünde oldukça basit görünür. Ürün seçilir, adres yazılır, teslimat saati belirlenir ve sipariş tamamlanır. Fakat çiçekçi tarafında aynı süreç; hangi mahalleye teslimat yapılacağı, kurye mesafesi, teslimat saati, ürünün o bölgeye uygunluğu ve o gün alınabilecek toplam sipariş sayısı gibi bir çok farklı kuralı beraberinde getirir. Bu nedenle iyi bir çiçekçi sitesi yazılımı, yalnızca müşteriye “aynı gün teslimat” seçeneği göstermekle kalmamalı, arka tarafta bu teslimatı gerçekten yönetilebilir hale getirmelidir.

Özellikle İstanbul gibi büyük bir şehirde bütün bölgelere aynı teslimat kuralını uygulamak çoğu işletme için gerçekçi değildir. Kadıköy'e yapılan bir teslimatla Beylikdüzü'ne yapılan teslimat aynı operasyonu oluşturmaz. Aynı şekilde Acıbadem, Suadiye veya Ataşehir gibi bölgelerde teslimat saatleri ve kurye maliyetleri birbirinden farklı olabilir. BuketPanel’de teslimat altyapısını bu nedenle mahalle seviyesine kadar yönetilebilir şekilde geliştirdik.

Teslimat bölgeleri mahalle mahalle yönetilebilmeli

Bir çiçekçi sitesi için teslimat alanını yalnızca “İstanbul Anadolu Yakası” veya “Kadıköy” şeklinde belirlemek çoğu zaman yeterli değildir. Aynı ilçenin farklı mahallelerinde mesafe, trafik ve teslimat süresi değişebilir. Örneğin Kadıköy içerisinde Fenerbahçe, Suadiye ve Koşuyolu aynı ilçe sınırlarında olsa da işletmenin bulunduğu noktaya göre teslimat şartları farklı olabilir. Bu nedenle teslimat sisteminin mahalle seviyesinde çalışması daha sağlıklı bir kontrol sağlar.

BuketPanel’de teslimat bölgeleri mahalle mahalle sisteme eklenebilir ve her mahalle ayrı bir teslimat bölgesi olarak yönetilebilir. Böylece işletme yalnızca gerçekten hizmet verdiği alanları aktif tutabilir, teslimat yapmadığı mahalleleri müşteriye hiç göstermeyebilir. Özellikle İstanbul gibi geniş bir teslimat ağı olan işletmelerde bu yapı, sipariş geldikten sonra müşteriyi arayıp “bu bölgeye gönderim yapamıyoruz” deme ihtiyacını azaltır. Teslimat kuralları sipariş alındıktan sonra değil, sipariş daha oluşturulurken devreye girer.

Her bölge için farklı teslimat saatleri belirlenebilmeli

Her mahalleye günün her saatinde teslimat yapılamayabilir. İşletmeye yakın bölgelerde sabah erken saatlerden itibaren teslimat yapılırken daha uzak bölgelere yalnızca öğleden sonra araç çıkarılabilir. Bu yüzden bütün İstanbul için aynı saat listesini göstermek yerine bölgeye göre farklı saat şablonları oluşturmak operasyon açısından daha doğru olur. Müşteri de seçtiği bölge için gerçekten geçerli olan teslimat seçeneklerini görür.

BuketPanel’de her teslimat bölgesine farklı bir saat şablonu atanabilir. Örneğin Kadıköy ve Üsküdar için 09:00–12:00, 12:00–15:00 ve 15:00–18:00 aralıkları açıkken, daha uzak bir bölgede yalnızca 12:00–15:00 ve 15:00–18:00 seçenekleri sunulabilir. Böylece çiçekçi kendi kurye düzenine göre saatleri belirler, sistem de müşteriye yalnızca uygun seçenekleri gösterir. Bu yapı özellikle aynı gün çiçek teslimatında gereğinden fazla sipariş sözü verilmesini önlemeye yardımcı olur.

Çelenk teslimatında saat aralığı her zaman yeterli değildir

Normal bir buket siparişinde “12:00–15:00 arasında teslim” seçeneği çoğu zaman yeterlidir. Ancak düğün, açılış, cenaze veya tören için gönderilen çelenklerde teslimat saati çok daha hassas olabilir. Bir açılış saat 14:30'da başlayacaksa çelengin 15:00'te teslim edilmesi pratikte geç kalınması anlamına gelebilir. Bu tür siparişlerde müşterinin tam saat belirleyebilmesi gerekir.

BuketPanel’de çelenk gibi zaman hassasiyeti yüksek ürünlerde aralıklı teslimat yerine 14:40 gibi net bir teslimat saati kullanılabilir. Böylece standart çiçek gönderileriyle saat hassasiyeti yüksek gönderiler aynı sisteme zorla uydurulmaz. Ürünün teslimat ihtiyacına göre farklı bir yöntem uygulanabilir. Bu küçük gibi görünen detay, özellikle organizasyon ve tören teslimatlarında çiçekçinin işini ciddi şekilde kolaylaştırır.

Her bölgenin yol ücreti farklı olabilir

Teslimat maliyeti çiçekçinin bulunduğu noktadan bölgeye göre değişir. Yakındaki bir mahalleye motosikletle kısa sürede teslimat yapılabilirken İstanbul'un diğer ucuna yapılacak gönderi hem daha fazla zaman hem de daha yüksek kurye maliyeti oluşturabilir. Bu maliyeti bütün müşterilere aynı şekilde yansıtmak her zaman adil değildir. Bu nedenle bölge bazında yol ücreti belirleyebilmek önemlidir.

BuketPanel’de her teslimat bölgesine ayrı yol ücreti tanımlanabilir. Örneğin Ataşehir için farklı, Bakırköy için farklı, Beylikdüzü için farklı bir teslimat bedeli uygulanabilir. Müşteri bölgesini seçtiğinde o bölgenin kuralları otomatik olarak siparişe uygulanır. Böylece işletmenin her sipariş için manuel olarak mesafe hesaplaması veya müşteriye sonradan ek teslimat ücreti bildirmesi gerekmez.

Minimum sepet tutarı geçilirse yol ücreti alınmayabilir

Yol ücretini her siparişte almak da her zaman doğru olmayabilir. Yüksek tutarlı bir siparişte işletme teslimat ücretini kendisi karşılamak isteyebilirken küçük siparişlerde kurye maliyetinin müşteriye yansıtılması gerekebilir. Bunun için yalnızca yol ücreti değil, yol ücretinin hangi sipariş tutarına kadar uygulanacağı da yönetilebilir olmalıdır.

BuketPanel’de her bölge için bir minimum yol ücreti eşiği belirlenebilir. Örneğin belirli bir mahalle için yol ücreti 150 TL, ücretsiz teslimat eşiği ise 1.500 TL olarak tanımlanabilir. Sepet 1.500 TL'nin altında kaldığında 150 TL yol ücreti eklenir, müşteri bu eşiği geçtiğinde ise yol ücreti alınmaz. Böylece teslimat maliyeti ile yüksek sepet tutarını teşvik eden satış yaklaşımı aynı sistem içerisinde birlikte çalışabilir.

Her ürün her bölgeye gönderilmek zorunda değil

Çiçekçilikte bütün ürünlerin bütün bölgelere gönderilebilmesi her zaman mantıklı değildir. Hassas bir aranjman yakın bölgelere rahatlıkla teslim edilebilirken uzun mesafede taşıma riski oluşabilir. Bazı ürünler sadece belirli şubelerin veya belirli teslimat alanlarının ürünü de olabilir. Bu nedenle ürün bazında gönderim alanı belirlemek, özellikle geniş teslimat ağı olan işletmeler için önemli hale gelir.

BuketPanel’de gönderim bölge grupları oluşturulabilir ve bu grupların içerisine ilçe ve mahalleler eklenebilir. Örneğin “İstanbul Anadolu” isimli bir grup oluşturup Kadıköy, Üsküdar, Ataşehir ve bu ilçelerin seçili mahallelerini gruba dahil edebilirsiniz. Ayrı olarak “İstanbul Avrupa” grubu oluşturup Beşiktaş, Şişli, Bakırköy veya Sarıyer tarafındaki teslimat alanlarını ekleyebilirsiniz. Böylece teslimat bölgelerini her ürün için tekrar tekrar tanımlamak yerine hazır gruplar üzerinden yönetmek mümkün olur.

Ürün tarafında da hangi teslimat grubunun geçerli olacağı seçilebilir. Örneğin X ürünü yalnızca İstanbul Anadolu grubuna, Y ürünü ise İstanbul Avrupa grubuna gönderilebilir. Başka bir ürün için farklı bir grup oluşturmak veya ürünü genel aktif teslimat bölgelerine açmak mümkündür. Böylece müşteriye sipariş sonrasında “bu ürünü o bölgeye götüremiyoruz” demek yerine ürün daha en başından yalnızca gönderilebildiği bölgelerde satışa sunulur.

Yoğun günlerde sipariş kotası neden gerekli?

Aynı gün teslimatın en büyük problemlerinden biri, sistemin teknik olarak sipariş almaya devam ederken işletmenin fiziksel kapasitesinin dolmasıdır. Özellikle 24 Kasım Öğretmenler Günü, Sevgililer Günü ve Anneler Günü gibi dönemlerde normal bir güne göre çok daha fazla sipariş gelebilir. Çiçekçinin bir günde hazırlayıp teslim edebileceği sipariş sayısı 70 ise 150 sipariş almak satış başarısı gibi görünür, fakat gün sonunda ciddi bir teslimat problemine dönüşebilir. İyi bir sistemin sadece daha fazla sipariş almak değil, alınan siparişin teslim edilebilir olmasını da düşünmesi gerekir.

Bu nedenle BuketPanel’e günlük sipariş kotası özelliğini ekledik. İşletme seçtiği herhangi bir tarih için o gün alınabilecek maksimum sipariş sayısını belirleyebilir. Örneğin 14 Şubat için kapasite 80 siparişse kota 80 olarak girilir ve 80. siparişe ulaşıldığında sistem artık o tarih için yeni sipariş kabul etmez. Böylece yoğunluğun işletmenin gerçek hazırlık ve teslimat kapasitesini aşmasının önüne geçilir.

Kota sistemi sadece kapasite sınırı koymak için de kullanılmaz. Belirli bir tarihe 0 değeri verilirse o gün için hiç sipariş alınmaz. Örneğin işletme yılın belirli bir gününde kapalı olacaksa, özel bir operasyon nedeniyle teslimat yapamayacaksa veya kapasitesini tamamen başka siparişlere ayırdıysa ilgili tarihi sıfır kota ile doğrudan kapatabilir. Müşteri de siparişin son aşamasına kadar ilerleyip sonradan teslimat yapılamadığını öğrenmez.

Aynı gün çiçek teslimatı aslında bir kural yönetimi işidir

Müşteri açısından bakıldığında aynı gün çiçek gönderimi birkaç seçimden ibaret olabilir. Ancak çiçekçi tarafında mahalle, teslimat saati, yol ücreti, ücretsiz teslimat eşiği, ürünün gidebileceği bölge ve günlük sipariş kapasitesi aynı anda değerlendirilir. Bu kurallar ayrı ayrı Excel dosyalarında, personelin hafızasında veya telefon notlarında tutulduğunda sipariş sayısı arttıkça hata ihtimali de artar.

BuketPanel’de amacımız bu kuralları çiçekçi sitesi yazılımının doğrudan bir parçası haline getirmek. Müşteri teslimat bölgesini seçtiğinde sistem uygun saatleri, yol ücretini ve o bölgeye gönderilebilecek ürünleri zaten bilir. Günlük kota dolmuşsa ilgili tarih kapanır, ürün yalnızca belirlenen gönderim grubuna açıksa farklı bölgelerde sipariş verilemez. İşletme sahibi de her yeni siparişte aynı kontrolleri tekrar tekrar yapmak zorunda kalmaz.

İyi bir çiçekçi sitesi, müşteriye yalnızca hızlı sipariş verdirmemeli; işletmenin yerine getiremeyeceği bir siparişi en başından engelleyebilmelidir. Aynı gün teslimatta kaliteyi belirleyen şey de aslında budur. Daha fazla sipariş almak kadar, alınan siparişin doğru bölgeye, doğru saatte ve gerçek kapasite içerisinde teslim edilebilmesi önemlidir.

BuketPanel’in teslimat bölgesi yönetimi, gönderim grupları, saat şablonları ve diğer çiçekçiliğe özel özelliklerini BuketPanel özellikler sayfasından inceleyebilirsiniz.